Bạn là phụ trách marketing được giao nhiệm vụ tổ chức một sự kiện lớn (kỷ niệm thành lập công ty, tuyển dụng nhân sự, launching một sản phẩm mới ra thị trường … ). Chắc hẳn bạn cùng các thành viên trong nhóm đang brainstorming, chìm ngập trong rất nhiều vấn đề chẳng hạn như:
Tổ chức sự kiện
– Chưa biết lên kế hoạch event công ty có những khâu cụ thể như thế nào?
– Các mốc thời gian chuẩn bị và thực hiện ra sao?
– Các vấn đề gì cần giải quyết trong các khâu tổ chức sự kiện?
– Bạn cần phải giữ liên lạc với những ai?
– Các vấn đề có thể phát sinh khi tổ chức event và làm thế nào để xử lý hiệu quả những vấn đề đó?
– Thu hút khách mời tham dự như thế nào?
…
Tổ chức một sự kiện công ty thực tế là một nhiệm vụ khá áp lực. Nếu như không có một kế hoạch cụ thể và dự trù chi tiết những bước thực hiện, thì sự kiện đó rất khó có khả năng thành công. Vâng, để tránh điều không mong muốn xảy ra – bản thân chúng ta cần có một sự chuẩn bị chu đáo từ hằng tháng trước để có thể có một event công ty diễn ra suôn sẻ như ý muốn. Để đạt được thành công đó, chúng ta sẽ cần nắm chắc trong tay 3 điều sau:
1. Một bản kế hoạch công việc chuẩn
Để có một kế hoạch công việc chuẩn, trước hết bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu và những kết quả hàng đầu mà bạn mong muốn đạt được sau sự kiện. Chúng chính là chiếc “khung” để bạn triển khai công việc.
Ví dụ:
– 25 nhân sự mới sẽ gia nhập đội ngũ doanh nghiệp của bạn.
– Gây được quỹ từ thiện 500.000 triệu đồng.
– Quảng bá được dòng sản phẩm mới của công ty.
2 tháng đầu tiên, những công việc mang tính định hướng sơ bộ đã phải hoàn thiện. Cụ thể bạn nên xác định trước những vấn đề: thời gian và địa điểm tổ chức, nhân sự, ngân sách, kế hoạch truyền thông sự kiện, hậu cần. Hãy xây dựng một hoặc vài phương án tổ chức với timeline với các deadlines cụ thể cho mỗi hoạt động.
2 tuần trước sự kiện, hãy đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ: Thống nhất phương án tổ chức, phân quyền cho các team cụ thể, thực hiện công tác truyền thông cho sự kiện: gọi điện hoặc gửi email đăng ký tham dự cho khách mời. Đảm bảo việc cập nhật thông tin sự kiện thường xuyên liên tục nhất có thể trên website chính thức, mạng xã hội hoặc các phương tiện thông tin đại chúng khác.
48h trước sự kiện, bạn cần nắm gì trong tay? Địa điểm tổ chức đã được set up hoàn thiện: Danh sách khách mời xác nhận tham dự và form tổng kết để thu thập ý kiến của mọi người sau khi tham gia sự kiện.
Ngày diễn ra sự kiện: Điều quan trọng nhất là bạn và team phải có sự phối hợp tốt bởi đôi khi có những phát sinh khiến sự kiện diễn ra không hoàn toàn theo kế hoạch – vì vậy khi bạn đi chệch khỏi thời gian biểu dự kiến, hãy đảm bảo rằng mọi người phải được kết nối chặt chẽ với nhau.
Nhiệm vụ hậu sự kiện: Đôi khi chúng ta thường bỏ quên công việc này mà không hề nghĩ rằng chúng rất quan trọng. Sẽ là một thiếu sót vô cùng lớn nếu như bạn không gửi lời cảm ơn tới khách mời đã tham dự và các đồng đội của bạn, cùng họ ngồi lại review về công tác tổ chức, những kinh nghiệm thu được, kế toán tổng chi phí cũng như thực hiện các công tác marketing hậu sự kiện mà 3A sẽ đề cập tới trong phần 3.
Bạn muốn cụ thể hóa bản kế hoạch này thành dạng ngắn gọn, trực quan và đầy đủ các công đoạn nhất? Xem ngay 3 mẫu timeline, checkist được 90% dân tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sử dụng!
2. Một team phối hợp tốt
“Một cây làm chẳng lên non” – Thật vậy, chỉ mình bạn sẽ không thể thực hiện một chương trình tổ chức sự kiện. Có được các thành viên nhóm đầy nhiệt huyết với các kỹ năng khác nhau là một điều vô cùng cần thiết. Họ có thể giúp đỡ bạn chuẩn bị lịch trình và ngân sách, mời gọi người tham gia, dán áp phích, chào đón khách mời và làm công việc dọn dẹp vệ sinh sau sự kiện.
Hãy trao đổi thẳng thắn và kĩ càng để thống nhất với team về phương án tổ chức, thời gian biểu chương trình, tạo kế hoạch hành động và dự kiến các vấn đề có thể nảy sinh. Đảm bảo nhóm không có bất kỳ vấn đề trục trặc nội bộ nào. Giữ liên lạc chặt chẽ với tất cả các nhà lãnh đạo nhóm cũng như các thành viên trong nhóm.
Ngay cả khi không có ai có ý kiến hoặc đặt câu hỏi gì cho bạn, hãy cố gắng đánh giá hành vi của họ. Mọi người có nhất trí với công việc của họ không? Họ có nắm rõ được trách nhiệm của mình trong kế hoạch tổ chức sự kiện không?
Vì đây là một sự kiện lớn, hãy để những người cùng tham gia đảm nhiệm các hoạt động khác nhau, dưới sự giám sát của đội trưởng – người có kinh nghiệm điều phối được các thành viên trong nhóm tin cậy. Đồng thời, hãy tổ chức một ban lễ tân sự kiện để họ chào hỏi, gặp gỡ khách mời, tạo thêm tính chuyên nghiệp, chu đáo cho sự kiện của bạn!
3. Kế hoạch branding – marketing sự kiện
Để sự kiện của bạn được nhiều người biết đến, bạn phải có cả một kế hoạch truyền thông hợp lý và cụ thể. Bạn biết đấy, tại hầu hết các sự kiện, số người trả lời rằng có tham dự chắc chắn sẽ có sự chênh lệch với số người đến thực tế. Ví dụ có 50 người nói rằng “Ok, tôi sẽ đến!” nhưng số người thực tế có thể chỉ là 15. Vậy chúng ta phải làm sao để xử lý vấn đề này? Và, làm thế nào để họ sẽ tiếp tục tham gia các sự kiện sau của công ty bạn? Hãy tham khảo tài liệu “4 nguyên tắc quan trọng trong truyền thông sự kiện”
Quà tặng sự kiện cũng nên được chú trọng hàng đầu. Thực sự là một ý tưởng hay để tặng các món quà lưu niệm nhỏ như bình nước, sổ tay, bút kí… in logo công ty của bạn cho người tham dự. Quà tặng in logo và slogan công ty sẽ giúp họ nhớ về thương hiệu của bạn nhiều hơn, cũng như giúp bạn tiếp cận được với các khách hàng tiềm năng. Món quà càng có sức hấp dẫn, sự kiện của bạn càng thu hút và ấn tượng. Mõi người chắc chắn sẽ cảm thấy đây là một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, khiến họ cảm thấy được tôn vinh, trân trọng!
Trên đây là 3 vấn đề cốt lõi cần được quan tâm đặc biệt để tạo nên một sự kiện thành công: một bản kế hoạch chuẩn, một team phối hợp tốt và một kế hoạch branding – marketing ấn tượng. Hi vọng rằng với những định hướng của 3A, các bạn sẽ không bị “chìm ngập” trong một “mớ bòng bong” các vấn đề trong khâu tổ chức, cảm thấy thật lạc quan, tự tin để gặt hái nhiều trải nghiệm khó quên.
Chúc event của bạn thành công hơn mong đợi!
